Témoignage client
BVP optimise sa gestion financière avec la dématérialisation de ses bons de livraison
Négociant en bois et matériaux de construction, le groupe Boyenval Van- Peer (BVP) intervient dans le commerce de gros sur les marchés du bâtiment et des travaux publics.
Avec 11 agences dans le nord de la France, le groupe gère un stock de 16 000 références produit. Chaque commande, enlevée par l’acheteur ou livrée par transporteur, donne lieu à un bon de livraison signé par le client. Essentiel, ce document est imprimé en plusieurs exemplaires destinés à chacun des intervenants dans le processus : client, cariste, chauffeur, etc. Il constitue également une preuve en cas de litige. « En moyenne, nous imprimons 200 bons par jour, précise Thomas Vandelanoitte, responsable informatique de BVP. Chaque bon pouvant comporter plusieurs pages, cela fait beaucoup de papier à archiver. Sans compter qu’à chaque relance pour obtenir le règlement d’une facture, il faut ressortir le bon des archives, opération très chronophage même avec un classement optimal, ce qui d’ailleurs n’était pas toujours le cas, certains bons étant égarés ou en attente de classement ».
Optimiser l’archivage des bons de livraison
Le groupe a donc cherché une solution de dématérialisation, capable de numériser le document sous forme d’image pour disposer d’une trace de la signature, et de récupérer les informations pour les injecter dans son système de gestion afin d’assurer un meilleur suivi des relances. Emis par une imprimante matricielle en plusieurs exemplaires grâce à du papier « auto-copiant », le bon est imprimé dans un format spécifique.
